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UICI Trento ha raggiunto l'accessibilità completa ai dati dell'associazione migrando a Revas

con Piera Campestrini, Amministrazione UICI Trento

6 luglio 2020

Organizzazione

Associazione Promozione Sociale (APS)

Dimensioni

500 + soci e 7 dipendenti di amministrazione

Caso d'uso

Amministrazione non profit in cloud, Anagrafiche e soci, collaborazione dipendenti, migrazione dati

Risultati

Migrazione completa alla piattaforma Revas e maggiore efficienza nella gestione di anagrafiche, soci e tesseramenti all'interno del team amministrativo
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L'associazione

Quando Aurelio Nicolodi, dopo aver perso la vista in guerra, fondò l’Unione Italiana Ciechi nel 1920, aveva un obiettivo: creare un punto di riferimento nazionale dove si lavorasse per tutelare gli interessi morali e materiali delle persone non vedenti e per la loro inclusione sociale ed emancipazione.

Cento anni dopo, l’Unione Italiana dei Ciechi e degli Ipovedenti ONLUS-APS è un’associazione non profit di categoria che raggruppa tutte le persone non vedenti sul territorio nazionale e UICI Trento è la sezione per la provincia di Trento.

Gli associati a Trento superano i 500 (molti dei quali con un'età superiore ai 65 anni) ma il numero di persone con cui l’organizzazione non profit si interfaccia nello svolgimento dei servizi è maggiore perché non tutte le persone cieche e/o ipovedenti si associano.

Raccogliere dati e informazioni aggiornate sulle persone che attraversano l’associazione nel tempo, costruendone uno storico affidabile, e permettere a tutto il personale di collaborare assieme ed attivamente sono i due punti imprescindibili per il lavoro dell’associazione.

Le difficoltà tecnologiche

Più di dieci anni fu adottato in associazione un software sviluppato con tecnologia Access di Microsoft: c’erano tabelle e maschere per inserire le informazioni anagrafiche necessarie ed era installato internamente in associazione su un server a cui tutti potevano accedere e collaborare.

All’inizio, la soluzione era ottimale, ma col tempo il programma non venne più aggiornato e arrivarono i problemi: il personale dell’associazione non riusciva più a collaborare, e i nuovi computer e server di cui avevano bisogno non erano più compatibili con il software.

Mancava la pronta accessibilità al dato e la sua modificabilità nell’immediato: nell’ultimo periodo solo un dipendente poteva inserire le variazioni quando il programma non era consultato da nessun altro.

I dati delle anagrafiche e dei soci venivano aggiornati con difficoltà e il loro recupero per gli operatori era lento e macchinoso, intaccando l’efficienza dell’amministrazione.

Revas: soci, anagrafiche e storici.

La piattaforma Revas venne acquistata da UICI Trento inizialmente per usare le applicazioni Libro Soci, Anagrafiche, Diari e Tesseramenti.

La piattaforma, essendo in cloud e accessibile da ogni browser connesso ad Internet, permette al team completo di amministrazione (6 dipendenti) di lavorare sull’inserimento e il recupero dei dati di soci, tesserati e contatti contemporaneamente mantenendo tutto all’interno di un unico programma.

Inoltre, UICI Trento ha valutato di proseguire con noi in un importante percorso di riprogettazione e migrazione dei dati che avevano raccolto con le precedenti soluzioni, incentrato sulla separazione dei compiti e l'efficienza organizzativa.

Come dice Piera, responsabile amministrativa in associazione: “A livello normativo era tempo di fare pulizia di dati degli associati (ed ex associati)”

Il supporto è concreto, veloce ed efficace: chiediamo e la risposta è pronta e chiara

Sei mesi con Revas: accessibilità dovunque e comunque.

Da dicembre 2019, quando Revas è stato adottato come software gestionale dell'associazione, tutti riescono ad avere in tempo reale dati ed informazioni. Il lavoro di inserimento e aggiornamento dei dati non viene più svolto da una sola persona ma ognuno partecipa in base ai suoi compiti.

Vediamo immediatamente qualsiasi modifica vanga fatta da ogni operatore. Revas è veloce e semplice: mi piace!

I dati e le informazioni raccolti poi nei numerosi anni di attività con il precedente programma non sono andati persi: il processo di migrazione ha infatti permesso la transizione alla nuova soluzione senza perdita di dati.

È stato un gran sollievo, perché temevamo che passando da un prodotto a un altro si perdesse qualcosa…invece non è successo!

Inoltre, durante il lockdown per l’epidemia COVID-19, la piattaforma “è stata indispensabile perché lavoravamo da casa e abbiamo potuto comunque accedere ai contatti degli associati per poterli sentire e dare loro un supporto telefonico".

L’“accessibilità ovunque e comunque” così raggiunta ha permesso al team di aumentare la sua efficacia, riflettendosi poi sull’operato dell’associazione nel territorio e nel rapporto fluido, personale e informato con i soci.

Finalmente un software facile e veloce, che si adatta a noi e non viceversa. Ci troviamo con un software immediato e il team si trova bene.

Organizzazioni non profit accessibili e digitali

I dati accessibili ovunque e dovunque hanno reso l'amministrazione associativa di UICI Trento più efficiente, migliorando i servizi offerti ai soci

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Un progetto sostenuto dall'Europa e dalla provincia di Trento

Un progetto sostenuto dall'Europa e dalla provincia di Trento

La piattaforma Revas è un progetto cofinanziato dal Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, dallo Stato Italiano e dalla Provincia autonoma di Trento.

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