Google Drive per associazioni e organizzazioni non profit: i vantaggi e gli svantaggi

Una veloce domanda: quanti biglietti da visita, post-its e fogli volanti con informazioni importanti ci sono sparpagliati sulla tua scrivania?

Forse hai sempre avuto problemi di organizzazione. O forse in associazione arrivano sempre più persone o ci sono sempre più nuovi progetti che è davvero difficile starci dietro (e se è così, fantastico!)

In qualunque caso, è tempo di fare un aggiornamento.

Un software gestionale è un modo per raccogliere importanti informazioni in un database centralizzato per tutta l’organizzazione non profit, per collaborare assieme ai colleghi e fornire i servizi migliori.

E non solo. Un buon gestionale per non profit dovrebbe lasciarti senza alcun dubbio su dove si trovano le informazioni che hai bisogno all’interno dell’organizzazione.

Se stai cercando un modo facile e veloce per cominciare, Google Drive può essere usato come un gestionale da associazioni, cooperative, fondazioni e altre non profit.

I vantaggi di usare Google Drive per gestire le organizzazioni non profit

Prima di cominciare, diciamo subito che Google Drive non sostituisce un software gestionale per non profit completo.

Ciò non vuol dire che Google Drive abbia dei vantaggi per associazioni e non profit in generale.

Detto ciò, ecco i 5 principali vantaggi di usare Google Drive in associazione:

1. Google Docs ti permette di scrivere i verbali, note e informazioni utili in un posto condiviso

2. Google Drive può essere usato in un team all’interno dell’organizzazione non profit

3. Google Sheets funziona come Excel per le non profit: puoi inserire dati e informazioni, tabelle e fare calcoli (ad esempio puoi gestire la contabilità, il libro soci o i tesseramenti)

4. Il cloud è un ottimo modo per mettere in sicurezza i dati che vengono raccolti (eviti di usare chiavette e hard disk o server locali),

5. Ultimo ma non meno importante per le organizzazioni non profit che non hanno budget per un gestionale completo: è gratis

Gli svantaggi di usare Google Drive per gestire le associazioni e organizzazioni non profit

Nonostante questi numerosi vantaggi, per alcune organizzazioni non profit Google Drive potrebbe essere una limitazione e causare nel tempo più danni che benefici.

Quali sono infatti gli svantaggi?

1. Quando i dati da inserire diventano tanti (si superano i 100 soci, oppure la contabilità dell’associazione diventa complessa perché ci sono tante spese al mese), Google Sheets diventa ingestibile a causa dell’alto numero di righe e colonne delle tabelle,

2. Se hai bisogno di gestire in maniera centralizzata tanti collaboratori con permessi e ruoli, Google Drive non ha una sua gestione centralizzata ma devi gestirli risorsa per risorsa,

3. Non puoi collegare database e documenti tra loro (ad esempio il database delle anagrafiche con il libro soci e i tesseramenti),

4. Anche se gratis, il tempo perso a gestire la complessità crescente di tabelle, dati e collaboratori si traduce in risorse preziose sottratte alle attività dell’organizzazione e in errori anche costosi (un errore nella gestione contabile può portare a perdere centinaia di euro!)

Porta la gestione dell'associazione e delle organizzazioni non profit a un altro livello

In conclusione, Google Drive per associazioni e organizzazioni non profit può essere usato come una soluzione a basso costo per cominciare a gestire l’organizzazione.

Ma non è una soluzione permanente ai vostri bisogni di organizzazione non profit in crescita.

Google Drive può essere usato per gestire l'associazione quando:

• siete un'organizzazione non profit piccola che vuole crescere e tenere le informazioni organizzate e chiare,

• avete solo pochi collaboratori/dipendenti/volontari e l’amministrazione viene svolta part-time,

• avete bisogno di un modo veloce per gestire l’associazione e non avete ancora un budget per un gestionale

E come saprai che l’organizzazione non profit di cui fai parte avrà bisogno di iniziare a usare un vero software gestionale? Vai alla ricerca di segnali quali:

• Il team di collaboratori perde spesso informazioni importanti,

• La contabilità dell’associazione a fine anno non torna,

• Almeno una volta, vi e capitato di perdere dati importanti prima di un direttivo o una assemblea soci,

• Non tutti i file vengono condivisi e spesso bisogna condividerli uno a uno,

• Gestire i soci, i tesserati e i progetti richiede enormi moli di tempo

• Ci sono dati duplicati e incongruenti nelle anagrafiche dell’associazione

Se pensi che l’organizzazione non profit di cui fai parte ha bisogno di un software gestionale, puoi leggere le guide che abbiamo scritto su quali caratteristiche cercare per comprare il software migliore.

• I migliori software per organizzazioni non profit hanno queste 4 caratteristiche

• Gestionale cloud per associazioni e organizzazioni non profit: come scegliere il migliore?

Oppure puoi provare Revas, il software gestionale per le non profit del futuro. Revas ti aiuterà a portare l’amministrazione e la gestione dell’associazione, cooperativa o fondazione di cui fai parte a tutto un’altro livello.