Piccola guida degli strumenti per comunicare nel terzo settore

In un’organizzazione non profit le cose da comunicare sono molte: eventi, attività, riunioni, progetti, assemblee e tanto altro. Ci sono strumenti per farlo in maniera efficace?

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La risposta è e, per fortuna, in molti casi si tratta di soluzioni gratuite. Prima di scegliere uno strumento, però, è sempre bene chiedersi per cosa lo si usa.

Cosa dovete comunicare, in che modo e a chi dovete comunicarlo? Avere la risposta a queste domande può aiutare nell’adozione dello strumento più adatto ai vostri scopi.

1. Newsletter e Mailing List

Una mailing list è una lista dove vengono salvati i nominativi e gli indirizzi e-mail di tutti coloro che hanno deciso di iscriversi. L’iscrizione può essere eseguita dal diretto interessato o può esserci un responsabile addetto alla raccolta delle mail e al loro inserimento nella lista.

Una volta creata la lista, si può creare e inoltrare ai membri un’unica mail per tutti.

Ci sono diversi servizi che si occupano di inserire le mail raccolte in una lista e che permettono anche di creare mail e inviarle: Google Gruppi e MailChimp sono due servizi che permettono di farlo in maniera gratuita, fornendo anche diversi dati su quante persone hanno letto la vostra mail.

Pro:

  • Puoi mantenere aggiornati tutti gli iscritti in contemporanea,
  • Puoi scrivere una sola mail per tutti,
  • Puoi comunicare diverse cose in un’unica mail.

Contro:

  • Non puoi avviare conversazioni centralizzate,
  • Se molti rispondono alla mail, poi è difficile gestire le conversazioni.

2. Gruppi su Facebook

Facebook permette di creare gruppi, che possono essere aperti o chiusi, all’interno dei quali le comunicazioni sono singoli post che i membri possono commentare anche in diretta. Ogni post permette di raggruppare le conversazioni.

Pro:

  • Puoi permettere alle persone di commentare e partecipare attivamente in conversazioni,
  • I post permettono di raggruppare le conversazioni,
  • Puoi creare gruppi chiusi e aperti,
  • Puoi mantenere aggiornati tutti in contemporanea.

Contro:

  • Non si possono suddividere i post in tematiche

3. Slack

Su Slack c’è una pagina unica dell’organizzazione all’interno della quale, segnalati da un hashtag (il simbolo #), ci sono diversi canali. I canali sono spazi con tematiche diverse: ci sono canali per le informazioni generali, canali per gli eventi, canali per i progetti e molto altro.

Pro:

  • Puoi creare canali per tematiche
  • I canali sono raggruppati nel gruppo più grande dell’organizzazione: tutto è centralizzato.
  • Puoi permettere alle persone di commentare e partecipare attivamente alle conversazioni,
  • I post permettono di raggruppare le conversazioni,
  • Puoi creare canali chiusi e aperti.

Contro:

  • Anche se i canali permettono di suddividere in tematiche le conversazioni, i singoli canali sono un unico flusso di messaggi e molte informazioni possono essere perse,
  • I canali sono come sottogruppi: più canali ci sono, più c’è il rischio di arrivare a un eccesso di messaggi e notifiche.

4. Comunicazioni istantanee

I servizi di messaggistica come Whatsapp, Telegram e Messenger (ma ce ne sono molti altri) permettono di creare gruppi anche con molte persone e possono essere usati per comunicazioni immediate.

Pro:

  • Informazioni veloci e immediate
  • Puoi informare tutti contemporaneamente
  • Puoi permettere alle persone di commentare e partecipare attivamente in una conversazioni

Contro:

  • La conversazione è un unico flusso e spesso molte informazioni possono venir perse o essere difficili da recuperare,
  • Più persone ci sono nel gruppo, più c’è il rischio che ai messaggi importanti ci siano mescolati anche messaggi superflui o che ci siano troppi messaggi in arrivo.
  • Il bello di questi strumenti è che uno non esclude l’altro: possono essere usati anche tutti assieme.

L’importante è tenere presente come si vuole strutturare la comunicazione e che obiettivi si hanno.

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